Als selbständiger Fundraiser Steuern optimieren: 7 Ansatzpunkte.

Du arbeitest selbständig im Fundraising und möchtest mehr Überblick darüber bekommen, was von deinen Provisionen bleibt? Mit einer passenden Gewinnermittlung, sauber erfassten Ausgaben und den vorgesehenen Freibeträgen kannst du prüfen, ob du steuerliche Möglichkeiten sinnvoll nutzt.

Dieser Überblick richtet sich an selbständige Fundraiser als Einzelunternehmer in Österreich und bezieht sich auf 2026. Welche Regelung für dich passt, hängt unter anderem von deiner tatsächlichen Tätigkeit, deinem Umsatz und deinen Ausgaben ab.

1. Betriebliche Ausgaben vollständig erfassen

Der erste Ansatzpunkt liegt häufig in den laufenden Kosten deiner Tätigkeit. Bei einer Gewinnermittlung mit tatsächlichen Ausgaben können betrieblich veranlasste Aufwendungen den Gewinn mindern. Für Fundraiser kommen je nach Einsatz etwa Telefon und Internet, Arbeitsmittel, Buchhaltung oder betriebliche Fahrten infrage.

Sammle die Belege und halte fest, wofür du etwas betrieblich genutzt hast. Wenn du ein Gerät oder einen Anschluss auch privat nutzt, muss die private Nutzung entsprechend berücksichtigt werden. Bei Fahrten helfen nachvollziehbare Aufzeichnungen über Anlass, Strecke und Datum; welche Abrechnung zulässig ist, hängt vom Fahrzeug und der konkreten Nutzung ab.

Praktischer Schritt: Lege einen festen digitalen Belegordner und eine einfache laufende Übersicht an. So behältst du Einnahmen und betriebliche Ausgaben im Blick.

Eine Ausgabe kostet dich weiterhin Geld. Die steuerliche Berücksichtigung mindert den Gewinn und kann dadurch die Steuer senken; sie ersetzt dir den Kaufpreis nicht vollständig. Prüfe deshalb zuerst, ob du die Ausgabe für deine Arbeit wirklich brauchst.

Grundlagen findest du im Betriebsausgabenkatalog des USP und bei den Informationen zu betrieblichen Reisekosten.

2. Den Gewinnfreibetrag berücksichtigen

Für natürliche Personen mit betrieblichen Einkünften ist der Gewinnfreibetrag ein wichtiger Punkt. Der Grundfreibetrag beträgt 15 % des Gewinns bis 33.000 €, höchstens also 4.950 € pro Jahr. Für diesen Grundfreibetrag brauchst du keine begünstigte Investition.

Ein vereinfachtes Beispiel: Bei 20.000 € maßgeblichem Gewinn nach Betriebsausgaben und SVS, aber vor Gewinnfreibetrag beträgt der Grundfreibetrag 3.000 €. Für diese Berechnung verbleiben damit 17.000 € Gewinn. Die 3.000 € sind ein Abzug von der Bemessungsgrundlage – die tatsächliche Steuerwirkung hängt von deiner gesamten steuerlichen Situation ab.

Bei höheren Gewinnen kann zusätzlich ein investitionsbedingter Gewinnfreibetrag infrage kommen. Dafür gelten eigene Voraussetzungen und begünstigte Investitionen. Bei einer pauschalierten Gewinnermittlung steht grundsätzlich der Grundfreibetrag zu, jedoch kein investitionsbedingter Gewinnfreibetrag.

Praktischer Schritt: Prüfe bei deiner Jahresplanung, ob der Grundfreibetrag berücksichtigt ist und ob bei höherem Gewinn eine fachliche Prüfung zusätzlicher Möglichkeiten sinnvoll ist.

Die Voraussetzungen und Staffelung erklärt das USP zum Gewinnfreibetrag.

3. Tatsächliche Ausgaben und Pauschalierung vergleichen

Wenn du selbständig im Fundraising arbeitest und überschaubare laufende Kosten hast, lohnt sich ein Vergleich der zulässigen Gewinnermittlungsarten. Pauschalierungen können bestimmte Betriebsausgaben durch einen pauschalen Abzug berücksichtigen. Ob das günstiger ist, ergibt sich aus deinen Zahlen und den Voraussetzungen der jeweiligen Regelung.

Bei der Basispauschalierung liegt die Vorjahresumsatzgrenze ab 2026 bei 420.000 €. Der allgemeine Betriebsausgabensatz beträgt 15 %; für bestimmte Tätigkeiten gilt weiterhin ein Satz von 6 %. Dazu gehören unter anderem, dass keine Buchführungspflicht besteht und auch nicht freiwillig Bücher geführt werden; weitere Anwendungsvoraussetzungen sind zu prüfen.

Die Kleinunternehmerpauschalierung kann unter ihren gesetzlichen Voraussetzungen bei Umsätzen bis 55.000 € infrage kommen. Für Dienstleistungsbetriebe beträgt das Betriebsausgabenpauschale 20 % der Betriebseinnahmen. Ob deine konkrete Fundraising-Tätigkeit darunterfällt und welche Beträge zusätzlich abziehbar sind, muss anhand deines Falls geprüft werden.

Als reines Rechenbeispiel ergeben 20 % von 36.000 € Betriebseinnahmen einen pauschalen Betriebsausgabenabzug von 7.200 €. Das ist keine automatische Steuerersparnis von 7.200 € und auch kein tatsächlich ausgegebener Geldbetrag. Das Beispiel setzt voraus, dass die Regelung und der Satz für den Betrieb anwendbar sind.

Praktischer Schritt: Stelle die zulässigen Varianten für ein ganzes Jahr gegenüber. Berücksichtige dabei, welche Ausgaben bereits im Pauschale enthalten sind, welche gesondert abziehbar bleiben und welche Folgen ein Wechsel hat. Derselbe Aufwand darf nicht doppelt berücksichtigt werden.

Auch eine spezielle Branchenpauschalierung setzt die passende tatsächliche Tätigkeit voraus. Die Bezeichnung „Fundraiser“ allein entscheidet beispielsweise nicht über die Anwendbarkeit einer Handelsvertreterpauschalierung.

Details bieten die WKO zur Basispauschalierung, zur Kleinunternehmerpauschalierung und zu weiteren Pauschalierungen.

4. Umsatzsteuer und Einkommensteuer getrennt betrachten

Die Kleinunternehmerregelung in der Umsatzsteuer und die Kleinunternehmerpauschalierung bei der Gewinnermittlung betreffen unterschiedliche Fragen.

Bei der Umsatzsteuer-Kleinunternehmerregelung ist die Grenze von 55.000 € relevant. Sie muss unter Berücksichtigung der gesetzlichen Berechnung grundsätzlich im vorangegangenen und im laufenden Kalenderjahr eingehalten werden; für Überschreitungen gibt es besondere Regeln. Weitere Voraussetzungen sind zu prüfen.

Wer die Umsatzsteuerbefreiung anwendet, stellt grundsätzlich keine Umsatzsteuer in Rechnung und hat dafür keinen Vorsteuerabzug. Eine Einkommensteuerpflicht kann trotzdem bestehen. Ob die Befreiung oder eine mögliche Option zur Regelbesteuerung wirtschaftlich passt, hängt unter anderem von Auftraggebern, eigenen Anschaffungen und den rechtlichen Folgen der Wahl ab.

Praktischer Schritt: Prüfe deine Rechnungsstellung und beobachte deinen Jahresumsatz. Achte dabei auf deine eigene Vergütung – die von dir gewonnenen Spenden sind keine eigenen Provisionserlöse.

Die Regeln zur Befreiung, zu Überschreitungen und zum Vorsteuerabzug stehen im USP-Überblick für Kleinunternehmen.

5. Benötigte Arbeitsmittel sinnvoll planen

Ein Smartphone, ein Laptop oder ein anderes Arbeitsmittel kann deinen Alltag erleichtern. Bei tatsächlicher Ausgabenermittlung stellt sich anschließend die Frage, wie die betriebliche Anschaffung steuerlich berücksichtigt wird.

Für abnutzbare Anlagegüter kommen unter den gesetzlichen Voraussetzungen geringwertige Wirtschaftsgüter infrage: Bei Anschaffungs- oder Herstellungskosten bis 1.000 € pro einzelnem Wirtschaftsgut ist eine sofortige Abschreibung möglich. Mit Vorsteuerabzug ist die Grenze netto zu verstehen, ohne Vorsteuerabzug grundsätzlich brutto. Bei gemischter Nutzung ist der private Anteil zu berücksichtigen.

Für teurere Anschaffungen erfolgt die Berücksichtigung regelmäßig über die Nutzungsdauer. Bei einer Pauschalierung können solche Ausgaben bereits im Pauschale enthalten sein.

Praktischer Schritt: Plane Anschaffungen nach deinem betrieblichen Bedarf und prüfe die steuerliche Behandlung vor dem Kauf. Ein passendes Arbeitsmittel soll deine Arbeit unterstützen und finanziell zu deiner Situation passen.

Die Einzelheiten erläutert das USP zu geringwertigen Wirtschaftsgütern.

6. SVS-Beiträge in der Jahresplanung mitdenken

Pflichtversicherungsbeiträge gehören grundsätzlich zu den betrieblichen Ausgaben. Bei der Planung spielen sowohl die Beitragshöhe als auch die Zuordnung und der Zahlungszeitpunkt eine Rolle. Die SVS arbeitet mit vorläufigen und später endgültigen Beitragsgrundlagen.

Verändert sich dein erwarteter Gewinn, kann eine Überprüfung der vorläufigen Beitragsgrundlage sinnvoll sein. Eine niedrigere laufende Vorschreibung bedeutet jedoch für sich genommen keine geringere endgültige Beitragspflicht. Die spätere Berechnung kann zu einer Nachbelastung oder Gutschrift führen.

Praktischer Schritt: Prüfe, ob die deiner Vorschreibung zugrunde gelegten Einkünfte zu deinem erwarteten Jahresergebnis passen, und plane die Abgaben mit. Die sinnvolle Anpassung von Beiträgen oder Zahlungen solltest du anhand deiner tatsächlichen Situation fachlich prüfen lassen.

Wie Vorschreibung, endgültige Grundlage und Anpassungen zusammenhängen, erklärt die WKO zur gewerblichen Sozialversicherung.

7. Deine Zahlen regelmäßig durchrechnen

Steuerplanung wird leichter, wenn du deine Provisionseinnahmen, Ausgaben und Abgaben über das Jahr im Blick behältst. Nutze dafür einen realistischen Jahresdurchschnitt und aktualisiere ihn, wenn sich dein Einsatz oder deine Einnahmen verändern.

Unser kostenloser Gehaltsrechner für selbständige Fundraiser zeigt dir eine erste Netto-Schätzung für Österreich. Du kannst eigene Betriebskosten eintragen und zwischen einer vereinfachten SVS-Jahresprognose, einem höheren Sicherheitsansatz und einem eigenen SVS-Wert wählen.

Wichtig für die Nutzung: Der Rechner bildet tatsächliche Betriebskosten als Geldabfluss ab. Er berechnet die hier besprochenen Basis-, Kleinunternehmer- oder Branchenpauschalierungen nicht. Trage einen steuerlichen Pauschalabzug deshalb nicht zusätzlich als tatsächlich bezahlte Kosten ein. Umsatzsteuer und individuelle Begünstigungen werden ebenfalls nicht vollständig abgebildet.

Für einen Vergleich der Vergütungsmodelle gibt es außerdem unseren Selbständig-oder-Fixgehalt-Rechner. Beide Tools dienen zur Orientierung und können die individuelle Prüfung deiner Steuererklärung ergänzen.

Deine kurze Checkliste für die nächste Jahresplanung

• Sind betriebliche Belege vollständig erfasst und private Anteile nachvollziehbar getrennt?
• Wurde der Grundfreibetrag berücksichtigt?
• Wurden tatsächliche Ausgaben und zulässige Pauschalierungen miteinander verglichen?
• Passen Umsatzsteuerbehandlung und Rechnungsstellung zu deiner Situation?
• Sind Anschaffungen, SVS-Beiträge und Rücklagen in deiner Planung enthalten?

Hinweis: Dieser Beitrag enthält allgemeine Informationen für Österreich zum Stand 3. November 2026. Er ist keine individuelle Steuer-, Rechts- oder Sozialversicherungsberatung und ersetzt keine Prüfung deiner persönlichen Verhältnisse. Die Beispiele sind vereinfacht. Lass die für dich passende Behandlung von einer befugten Steuerberatung prüfen.